Herramientas para organizar tu tiempo

El tiempo es el recurso más importante que tenemos, y poder organizarte y evitar las distracciones para maximizar tu uso del tiempo, son habilidades muy valiosas. Anteriormente, te había compartido las estrategias que utilizo para organizarme, al igual que algunos métodos para aumentar la disciplina, sin embargo en este blog te comparto algunas herramientas específicas para organizar tu tiempo. Varias de éstas las he utilizado siempre, y otras las he tenido que adoptar recientemente para poder manejar la cantidad de trabajo que tengo. Usarlas me ha permitido mantener mi trabajo como Gerente de Marketing, estudiar en mi año final de universidad, mantener mi proyecto de coaching, mantener mi rutina de deporte y proteger mi vida personal también. 

1. Google Calendar

Si me sigues por un tiempo, sabrás que esta es una de mis aplicaciones favoritas. Dentro de Google Calendar puedes crear un calendario diferente para las áreas más importantes de tu vida y asignarles un color diferente.

Yo tengo un calendario diferente para la universidad, el trabajo, eventos sociales, deporte, familia, etc. Aunque el calendario sirve para añadir tus reuniones, eventos, horario de clases y fechas importantes, también sirve para especificar el tiempo que vas a dedicar para completar tus tareas diarias. 

2. Trello

Empecé a utilizar Trello cuando me di cuenta de que ya no sabía ni qué día era. En Trello puedes organizar proyectos utilizando un tablero con columnas (o listas) y tarjetas que te permiten monitorear tu progreso. Puedes leer más sobre cómo funciona aquí. 

Si sientes que tienes demasiada cosas que hacer para un proyecto, te sugiero empezar escribiendo absolutamente todo en tarjetas de Trello para asegurarte de que no lo vas a olvidar. Después puedes ir organizándolo poco a poco en las listas apropiadas y añadir etiquetas a cada tarjeta para mayor claridad.

Por ejemplo, yo utilizo Trello para organizar mis tareas y proyectos de la universidad, y algunas de las listas que tengo son:

• Deberes
• Lecturas
• Preparación para reuniones
• Proyectos personales
• Proyectos en grupo, etc. 

También utilizo una etiqueta para cada materia. 

Adicionalmente, tengo una lista con el título “terminado”, y muevo mis tarjetas ahí después de completarlas.

3. Notion

Personalmente, una de las razones por las que suelo perder el tiempo es porque me distraigo con otras cosas que tengo en la mente. Un idea para una campaña, un video que quiero hacer o comprar ese libro que me recomendaron. ¿El secreto? Sacar esas cosas de tu mente y ponerlas en un lugar seguro donde sabes que podrás encontrarlas después. 

En Notion, puedes crear páginas y folders para todo lo que te imagines y añadir cualquier tipo de contenido (audios, fotos, links, etc). Utilizo esta aplicación para guardar capturas de pantalla de cosas importantes, listas de lugares a los que quiero ir, reflexiones, notas de los libros que leo, etc. Estos son algunos de los folders que tengo:

4. Todoist

En Todoist anoto todo lo que tengo que hacer en un día en particular. Una llamada, enviar un email, ir al cine con una amiga, etc. La diferencia con Trello, es que escribo tareas más pequeñas que puedo completar ese día y luego olvidarme de ellas. Son tareas espontáneas que no se relacionan a un proyecto mayor. 

5. Una agenda física

Creo que nada nunca podrá remplazar una agenda física para anotar a diario lo que quieres lograr. A mi me encanta comprar una agenda grande con las páginas vacías para así poder adaptarla a mis necesidades. En mi agenda anoto, a diario, una combinación de las cosas que tengo en ToDoist, Trello y mi calendario. Mientras que las otras herramientas las voy llenando con anticipación (al inicio de un proyecto, al inicio del mes, etc), en mi agenda escribo, cada mañana, lo que es relevante para ese día en particular. Esto me ayuda a mantener un enfoque y sentirme presente sin preocuparme por todas la tareas que tengo para el futuro. 

Las herramientas apropiadas para ti

Recuerda que el objetivo de tener estas herramientas para organizar tu tiempo es ayudarte, y no añadir más trabajo. Por eso, te recomiendo que utilices únicamente aquellas que enserio aportan a tus tareas y te facilitan la vida. Si no tienes proyectos grandes, quizá Trello no sea la mejor opción, y si prefieres anotar todo digitalmente, no sientas que debes conseguir una agenda física. 

El objetivo de organizarte de mejor manera es poder lograr todas aquellas cosas que te hacen feliz y te acercan a tu sueños, así que no olvides dedicar tiempo para éstas actividades en tu calendario.