Este es un episodio que estoy segura que les va a encantar! El inicio de año siempre me emociona mucho y es porque nos da la oportunidad de reflexionar en dónde estamos y a dónde queremos ir. Es un buen momento para hacer cambios, para re-inventarnos y para hacer planes que nos ayuden a ser la mejor versión de nosotros mismas.
Cuando hayas terminado este episodio vas a tener un plan claro de lo que quieres hacer y lograr este año, y más que nada, te vas a asegurar de que estos objetivos sean verdaderamente algo que te inspire y estén alineados con lo que quieres para tu vida.
Este es un blog que me habían estado pidiendo por meses. Si eres de las que les cuesta organizarse y cumplir todas tus tareas en el día, entonces estas herramientas y técnicas de planificación te van a ayudar mucho.
Siempre he sido el tipo de persona a la que le encanta involucrarse en todo: teatro, deportes, student council, etc. Tantos hobbies me han obligado a desarrollar estrategias de organización avanzadas y a lo largo de los años, he descubierto muchas herramientas para facilitar mi vida.
Te voy a compartir todo lo que sé para que puedas organizar tu día y sepas qué herramientas utilizar para lograr todo lo que te propones.
Primero te voy a explicar sobre las herramientas que utilizo y luego te diré cómo utilizarlas.
Parte 1: Herramientas
Existen personas que pueden memorizar todo lo que deben hacer cada día. Yo no soy ese tipo de persona, y tampoco te recomiendo que lo seas. Es posible ser mucho más creativa y eficiente cuando tu cerebro no está ocupado con la lista de cosas que debes hacer.
Yo utilizo 3 herramientas principales para mi organización diaria.
1. Google Calendar
En Google Calendar planifico todo de una manera macro, es decir “big picture”.
Guardo todos mis eventos, reuniones y actividades que tienen un tiempo específico. (Evita anotar tu lista de tareas o recordatorios).
Puedes crear diferentes calendarios (con diferentes colores) y así visualizar todo más claramente. También puedes usarlo para analizar cuánto tiempo le asignas a diferentes áreas de tu vida.
Yo tengo estos calendarios:
Free Falling in the City: Tiempo para crear contenido, workshops, etc
Trabajo: Reuniones, entrevistas, conferencias
Estudio: Horario de clases, horas de estudio, etc.
Self-care: Tiempo para hacer cosas para mi; como leer, spa days, journal, tocar mi guitarra, etc.
Breaks/comida
Dormir y descanso
Crecimiento personal y aprendizaje: Workshops, seminars, cursos en línea
Calendario social: Salidas con amigos o familia
Workouts: Tiempo para salir a correr, ir al Gym, clases de HIIT, etc.
Aunque puede parecer un poco excesivo tener calendarios para cosas como self-care y salidas con amigos, son necesarios para asegurarte de dedicarle tiempo a esas áreas de tu vida (especialmente cuando estás muy ocupada). Para aprender a optimizar tu tiempo, puedes leer este blog.
Recuerda: El manejo del tiempo no debe aplicar únicamente a tu trabajo, en realidad sirve para que te asegures de dedicarle tiempo a tus prioridades en general.
Cuando elijas los calendarios que quieres crear, sirve pensar en cuáles son las áreas de tu vida más importantes para ti. Hay que dedicarle tiempo a lo que nos importa.
Cuando creas un evento, tienes la opción de hacerlo un one-off (es decir, que solo va a suceder una vez) o puedes hacer que se repita cada semana, de lunes a viernes, etc. Esta función es muy útil para crear rutinas.
Además, puedes programar un recordatorio automático antes del evento. Yo suelo ponerlo 30 o 10 minutos antes, dependiendo si debo movilizarme a otro lugar o no.
Tu turno:
Crea calendarios para las diferentes áreas de tu vida.
Agenda tus obligaciones en el calendario ( horas de estudio, tiempo para hacer tus tareas, reuniones de trabajo, horas de trabajo, etc) . También agenda tus 8 horas de descanso cada noche, tu hora de almuerzo y cualquier otro evento que tenga un horario definido.
Recuerda escoger la opción de repetir “cada día” o de “Lunes a Viernes” (o el intervalo apropiado) para ganar tiempo agendando cada semana. Por ejemplo, tus 8 horas de dormir se repiten todos los días.
2. Todoist
Todoist sirve para crear una lista de tareas. Puedes escribir todo lo que debes hacer en un día en particular o puedes crear proyectos y escribir tu lista de tareas para ese proyecto.
Ahora te voy a explicar cómo puedes usar las dos:
Proyecto
Los proyectos sirven para organizar las diferentes tareas que debes hacer. Recuerda que no necesitan estar relacionados con tu trabajo, en realidad, cualquier cosa en tu vida puede ser un proyecto. Aquí te doy algunas ideas:
Un viaje que estás planificando
Preparativos para un evento
Tareas relacionadas a tu negocio/emprendimiento
Cosas que hacer en el avión
Libros que quieres leer
etc..
Por ejemplo, yo tengo un proyecto de “Trabajo”, dentro de éste, creé otro proyecto llamado “ Estrategia de marketing”, y ahí escribo todas las tareas relacionadas.
Puedes programar cada una de esas tareas a un día específico si prefieres.
Uso diario
También puedes usar las pestañas que dicen “Hoy” o “Próximo” para escribir las tareas que no pertenecen a ningún proyecto, pero que tienes que hacer en un día en particular. Por ejemplo, ir al banco o hacer una llamada específica, etc.
(Si programaste tus tareas de un proyecto para un día en particular, van a aparecer en la lista del día asignado.)
¿Cuándo usar Todoist (o cualquier lista de tareas)?
Úsala para anotar todas las tareas que se hacen una sola vez. Es decir, una vez que están hechas, no tienes que preocuparte de ellas. Por ejemplo, responder a un mail en específico, hacer una llamada al doctor para agendar una cita, comprar algo en particular, etc.
Tu turno:
Crea diferentes proyectos y añade las tareas que tienes pendientes.
A veces es complicado organizarnos cuando tenemos mucho en la mente, así que si prefieres, escribe todo en la “bandeja de entrada” y luego lo organizas mejor.
3. Agenda física
La última herramienta que utilizo es una agenda física. Te recomiendo una que tenga al menos una página entera para cada día, porque de esa manera podrás escribir todo tranquilamente.
Parte 2: Organización diaria
1. Hoy
Asegúrate de haber completado las secciones de “Tu turno” en la parte 1 de este blog.
2. Cada domingo
Los domingos por la tarde suelen ser el mejor momento para mirar tu agenda y planificar todo lo que vas a hacer la próxima semana.
Empieza añadiendo los eventos de esa semana incluyendo reuniones, workouts, salidas con amigas, etc.
Revisa tu lista de tareas en Todoist y agenda tiempo para trabajar en cada proyecto. Es preferible crear tiempo para proyectos/eventos y no para tareas en particular. Por ejemplo, si necesitas hacer varias llamadas y responder a tus emails, crea un evento de “administración” y no intentes asignarle un tiempo a cada micro-tarea.
Recuerda revisar tu bandeja de entrada por si hay alguna tarea que añadiste a lo largo de la semana y que aún no has asignado a un proyecto o un día en particular.
3. Cada día
Cada mañana, revisa tu calendario y lista de tareas, y combina los eventos y tareas a realizar ese día, en una página de tu agenda física.
Es importante escribirlo en la agenda porque así tu mente interioriza lo que vas a lograr ese día. El simple acto de escribirlo en una agenda física hace que sea “real” y mucho más probable que termines todas tus tareas.
Por ejemplo:
9am: Reunión
10am: Administración Enviar email a X Llamar a Y
11am: Planificar conferencia Reserva en restaurante etc….
Dale tick cada vez que completes una tarea/evento.
Overall…
Si sigues estos pasos, vas a poder lograr mucho más de lo que imaginaste. Recuerda que no se trata de llenar tu calendario y estar ocupada todo el tiempo, se trata de alcanzar a hacer lo necesario para lograr tus objetivos. Si necesitas ayuda para definir tus metas, puedes descargar mi guía gratis para para crear un plan de acción aquí.
En este episodio te comparto mis rutinas y herramientas para ser más organizada y productiva. Desarrollar la habilidad de organizarte te va a permitir lograr más en menos tiempo, deshacerte de las actividades que no contribuyen a tus objetivos y principalmente, dedicar más tiempo a hacer lo que en realidad amas.
Este episodio está dividido en 3 secciones:
Qué es la organización y por qué es importante
Herramientas necesarias para organizarte (digitales y no digitales)
Dare to Jump radio es un espacio diseñado para mujeres como tú y yo, que hemos decidido enfrentar los retos de la vida con valentía y creatividad. Soy Ali; latina, marketera, migrante, escritora, atleta, música y un alma agradecida de ver el sol cada mañana.
Me obsesiona sentirme libre, tomar riesgos, explorar el mundo y expresar la versión más auténtica de mi, y en este podcast te comparto todo lo que he aprendido para hacerlo.
Desde cuidado personal y los ciclos lunares hasta estrategias para iniciar tu propio emprendimiento y tips para superar a tu ex. Dare to Jump radio es tu dosis semanal de inspiración para conectar contigo misma, diseñar la vida de tus sueños y atreverte a saltar.
Cuando estaba en el colegio, odiaba el sonido de mi alarma. Las mañanas eran estresantes, siempre estaba tarde para el bus y ni tenía tiempo para desayunar tranquila. Sin embargo, luego cambié mi rutina y mi percepción hacia las mañas se transformó completamente; las mañanas se convirtieron en horas preciadas de paz y silencio en las que puedo dedicarme solamente a mi. En este blog te voy a compartir mi rutina de mañana, al igual que unos tips para que empieces a diseñar la tuya.
Quiero aclarar que no creo que ninguna rutina sea “la ideal” ni tampoco existe una rutina “incorrecta”; todo depende de ti y lo que se sienta bien. Creo que uno de los errores más comunes es forzarte a hacer algo que no te gusta porque sientes que “deberías” hacerlo. Al contrario, amar tu mañanas se trata de empezar a conocerte mejor y descubrir las cosas que te llenan de motivación, fuerza y confianza para iniciar tu día. Te vas a dar cuenta de que el concepto de tener “un mal día” casi desaparece cuando tomas el control sobre tus primeras 2 o 3 horas de la mañana.
Lo más importante para un rutina de mañana exitosa
Antes de empezar a contarte sobre mis rutinas de mañana, tienes que saber que absolutamente nada va a tener el efecto que tú quieres si no te duermes temprano la noche anterior. Honestamente va a ser una tortura despertarte a las 5am (o incluso a las 8am), si te vas a dormir pasado la media noche. Personalmente, me encanta dormir, así que me voy a dormir lo más pronto posible, normalmente entre las 9-10pm. Así me aseguro de que el despertarme temprano no signifique reducir mis horas de descanso. Dormirte temprano y despertarte temprano también te permite empezar a vivir de una manera más alineada a tu reloj biológico y tener más energía en todo lo que haces.
Rutina de lunes a viernes (excepto jueves)
Esta es mi rutina de “trabajo”, es decir, sirve para programar mi cuerpo y mente para un día productivo (y probablemente muy atareado).
5:30am: Meditar
Me despierto, tiendo mi cama, me lavo la cara, me pongo ropa deportiva y luego me siento en mi mat de yoga a meditar. Este tiempo en silencio es muy importante para enfocarme y conectar con cómo se siente mi cuerpo ese día.
Me tomó muchas horas de práctica poder quedarme en silencio y despejar mi mente por 20-30 minutos (antes no podía estar quieta ni por 3 minutos), sin embargo, te prometo que hace una diferencia positiva en el resto de tu día, especialmente si te sueles estresar mucho (yo era experta en eso).
6:00am: Deporte
Mover tu cuerpo temprano en la mañana es una de las mejores maneras de asegurarte que podrás dormir bien esa noche y psicológicamente, también te da mucha motivación y confianza para el resto del día. A mi me encanta salir a correr, aunque a veces también hago un workout en casa.
7:00 am: Alistarme
Mientras me ducho y me cambió de ropa suelo escuchar un podcast sobre emprendimiento, marketing, espiritualidad o crecimiento personal. Mis favoritos son How I built this y On purpose.
7:30am Desayunar
Esta definitivamente es mi parte favorita del día y me suelo dar de 30- 40 minutos para disfrutar mi yogurt griego con granola y frutas. Mientras como, a veces continúo escuchando un podcast, otras veces escribo mis ideas en un cuaderno (cualquier idea, desde el color que quiero que sea mi futura casa, hasta la letra de una nueva canción), y en ocaciones simplemente como en silencio para practicar “mindful eating”.
8:10am: Planificación diaria
Esta es una parte muy importante de mi día porque practico gratitud, afirmaciones y visualización. Suena complicado pero en realidad es muy simple; escribe 5 cosas por las que estás agradecida y 3 afirmaciones (empieza diciendo “yo soy”) en un cuaderno.
Luego puedes admirar tu vision board ( el mío es el fondo de pantalla de mi computadora) o escribir tu vida ideal en tiempo presente.
Reviso mi calendario, Trello, ToDoist, etc. y escribo las tareas del día en mi agenda. En este blog te doy una descripción detallada de mi rutina de organización para optimizar el uso de mi tiempo.
8:30: Empiezo a trabajar
Algunos días trabajo como Gerente de Marketing, otros días como estudiante de universidad, y en otros días como este, trabajo como blogger de Free Falling in the City 😊. No importa la actividad, a las 8:30am empiezo con claridad sobre lo que voy a lograr y quién voy a ser ese día.
Aplico esta rutina todos los días menos jueves, porque me gusta tener un día en el que no planifico nada por la mañana. Si me despierto y me da ganas de desayunar entonces hago eso, y si me da ganas de dormir una hora más entonces lo hago. A veces ni siquiera es un jueves, es cualquier otro día en el que no me sienta con la energía (o las ganas) de hacer mi rutina usual. Justamente de eso te hablaba al inicio del blog, no se trata de forzarte a hacer algo que no quieres, la rutina de mañana ideal está diseñada para ser flexible en base a cómo te sientes. Lo que quiera que decidas hacer debe lograr que te sientas increíble y lista para iniciar el día.
Consejos para que tu mañana sea increíble
Como te habrás dado cuenta, mi rutina de mañana no es nada del otro mundo, sin embargo, sí incluye ciertos elementos clave de los que recomiendan los “expertos” en libros como El Club de las 5am, Hábitos Atómicos y Mañanas milagrosas. Lo que hice you fue tomar lo que funcionaba para mi y combinarlo de la manera más apropiada a mi estilo de vida.
Los siguientes elementos me parecen esenciales:
No enciendas tu celular
Honestamente esto es clave! Yo suelo dejar mi celular en modo avión mínimo hasta las 8:30am y mucho días hasta la hora del almuerzo. Puedo hacer esto porque mi principal medio de comunicación con mi equipo de trabajo es Slack (en la computadora), sin embargo, si necesitas tu celular para comunicarte temprano en la mañana, asegúrate de hacer únicamente lo esencial y no distraerte con redes sociales o respondiendo a mensajes que pueden esperar.
Otra guía o regla que también puedes utilizar es no encender tu celular hasta haber completado mínimo 3 cosas en tu lista de objetivos para ese día.
Cambia tu rutina
Si me sigues por un tiempo, sabrás que me suelo aburrir muy rápidamente de repetir lo que hago día a día (por eso intento hacer al menos una cosa que me ponga nerviosa o me dé miedo a diario). La mejor parte de una rutina es que te da más flexibilidad para hacer lo que quieres. Por ejemplo, en vez de meditar todos los días, puedes escribir en tu diario, leer o tocar un instrumento. De igual manera, puedes intentar diferentes workouts e incluso experimentar con lo que te preparas para el desayuno.
Aprende algo nuevo cada mañana
Es muy importante estar en constante aprendizaje. Yo lo hago en forma de podcasts, sin embargo puede ser que tú leas un libro sobre algún tema interesante, leas un blog (como este por ejemplo 😊) o incluso veas un video de YouTube. Lo importante es que te enseñe algo nuevo y te inspire de alguna manera
Un momento de silencio
Para mantener un enfoque (no solo en el día, pero en la vida en general), es muy importante mantenerte en silencio por un momento a diario, y simplemente escuchar a tu cuerpo y tus instintos. Tenemos mucho conocimiento y sabiduría dentro de nosotras y si creamos una práctica de escucharnos y reflexionar, verás que tendrás mucha más claridad sobre tus decisiones.
Organiza tu día y prioriza TUS objetivos
La peor manera de iniciar tu mañana es revisar tus mensajes o email y llenar tu día de cosas y tareas que no aportan a los sueños que tienes para tu vida. Asegúrate de siempre tener un plan y priorizar las cosas que te ayudan a construir la vida que quieres. Obviamente hay eventualidades y el plan debe cambiar, pero no te acostumbres a poner las tareas de otros antes que las tuyas. Honestamente, nada va a suceder si no respondes a ese mail el mismo minuto que te lo envían, o si le dices a una amiga que no puedes salir esa tarde porque tienes otros planes.
Empieza a diseñar tu rutina de mañana
Espero que este blog te haya dado muchas ideas sobre qué incluir en tu rutina de mañana. Te recomiendo empezar haciendo una lista de todas las actividades que te llenan de energía y emoción. Luego comprométete a despertarte una hora antes para hacerlas (y también a dormirte una hora antes). No hay razón por la que tu rutina de mañana no pueda incluir ir a nadar, o componer música o dibujar. Enfócate en hacer las actividades que te permiten expresar la versión más auténtica de ti y te dan confianza y motivación para construir la vida de tus sueños cada día.
Tu corazón empieza a palpitar más rápido, sientes un nudo en el estómago, dolor de cabeza, tienes cero motivación de continuar… estos son algunos de los síntomas que puede causar el estrés en tu vida. Mucha gente cree que el estrés es algo normal, y a veces incluso se lo relaciona con la productividad, pero ninguna de estas creencias es verdadera. En realidad, sentir estrés a diario NO es normal y te impide ser la mejor versión de ti misma; tiene un impacto negativo en tu creatividad, eficiencia y motivación. En este blog te voy a dar algunas estrategias prácticas para reducir el estrés a corto y largo plazo. La mayor parte de los tips que te comparto los saqué de un workshop al que fui recientemente con Stephanie Harrison, la CEO de The New Happy.
Reducir el estrés en el momento
Empecemos con unos tips para que puedas combatir el estrés precisamente en el momento en que lo sientes. Por ejemplo, después de recibir un email negativo, después de tener una discusión con alguien o incluso antes de dar un examen.
1. Respira hondo
Este paso es un poco obvio, pero no tienes idea de lo poderosa que es nuestra respiración. Cuando sientas estrés, pon un timer de 3 minutos y empieza a respirar hondo. A mi me gusta inhalar por 4 segundos y exhalar por 5 segundos. Enfócate en tu respiración y despréndete de cualquier otro pensamiento que venga a tu mente.
2. Dale un nombre al sentimiento y a la causa.
Otra técnica para reducir el estrés es reconocerlo y nombrar el sentimiento específico que estás experimentando, al igual que su causa. Por ejemplo, pausa y di, “Me siento ansiosa porque no sé si me van a aceptar a la universidad que apliqué”. Simplemente decirlo en voz alta y tener claridad sobre cómo te sientes va a ser liberador y reducir la intensidad del sentimiento. Si quieres, también puedes nombrar los síntomas físicos, ej. Dolor de cabeza, dolor de barriga, etc.
3. Dile a alguien cómo te sientes
Todas sabemos que es muy útil desahogarnos con alguien, sin embargo, hay que hacerlo de la manera correcta. No se trata de decirle a todos tus amigos la historia de lo que pasó y hacer el problema más grande, intenta enfocarte en cómo te sientes y pídele a una amiga que te anime. Esto también funciona para fortalecer tus relaciones con otros, ya que pueden apoyarse mutuamente.
4. Crea un ritual de positividad
¿Sabías que las emociones que sentimos no duran más de 90 segundos? La única razón por la que a veces sentimos que algo negativo se alarga horas, e incluso días, es porque la emoción original desencadena una serie de reacciones que se renuevan y no nos permiten desconectar del problema.
¿La solución?
Crea un ritual para romper el ciclo de negatividad. Puedes bailar, cantar, lees un par de páginas de un libro o hacer cualquier cosa que te llene de buena energía. Hacer esto también va a contribuir a tu optimismo y felicidad.
Reducir el estrés a largo plazo:
Estas son algunas ideas para reducir el estrés a largo plazo.
Escribe una lista de todas las cosas/eventos/personas que te causan estrés, y dales un número del 1-10 dependiendo de su intensidad.
Para todas las cosas a las que les asignaste un valor igual o superior a 7, responde las siguientes preguntas:
¿Hay alguna otra manera ?
¿De quién puedo aprender para manejar este estrés de una mejor manera?
¿Qué historia me estoy diciendo a mi mismo que causa este estrés?
¿Quién me puede apoyar en esto?
Te vas a dar cuenta de que muchas de las cosas que causan estrés pueden reducirse o eliminarse si quitamos el piloto automático y empezamos a hacer algo al respecto.
Encontrarle significado al estrés:
Está comprobado que si encuentras significado a tu estrés o dolor, serán menos dañinos e incluso pueden contribuir a un propósito más grande. Hazte las siguientes preguntas para re-interpretar tus sentimientos negativos:
¿Cómo puedo ver a la situación que me causa estrés de una manera diferente?
¿Qué me beneficia de esta dificultad?
¿Qué estoy aprendiendo en este momento?
¿Cómo puedo tomar un poco de control sobre esto?
¿Qué opciones tengo?
Conclusión
Buscar lo negativo es parte de nuestra naturaleza, ya que en el pasado, identificar amenazas a nuestro alrededor, era lo único que nos mantenía con vida. Sin embargo, puedes controlar ese instinto con las prácticas que te compartí en este blog y así reducir o evitar el estrés.
El tiempo es el recurso más importante que tenemos, y poder organizarte y evitar las distracciones para maximizar tu uso del tiempo, son habilidades muy valiosas. Anteriormente, te había compartido las estrategias que utilizo para organizarme, al igual que algunos métodos para aumentar la disciplina, sin embargo en este blog te comparto algunas herramientas específicas para organizar tu tiempo. Varias de éstas las he utilizado siempre, y otras las he tenido que adoptar recientemente para poder manejar la cantidad de trabajo que tengo. Usarlas me ha permitido mantener mi trabajo como Gerente de Marketing, estudiar en mi año final de universidad, mantener mi proyecto de coaching, mantener mi rutina de deporte y proteger mi vida personal también.
1. Google Calendar
Si me sigues por un tiempo, sabrás que esta es una de mis aplicaciones favoritas. Dentro de Google Calendar puedes crear un calendario diferente para las áreas más importantes de tu vida y asignarles un color diferente.
Yo tengo un calendario diferente para la universidad, el trabajo, eventos sociales, deporte, familia, etc. Aunque el calendario sirve para añadir tus reuniones, eventos, horario de clases y fechas importantes, también sirve para especificar el tiempo que vas a dedicar para completar tus tareas diarias.
2. Trello
Empecé a utilizar Trello cuando me di cuenta de que ya no sabía ni qué día era. En Trello puedes organizar proyectos utilizando un tablero con columnas (o listas) y tarjetas que te permiten monitorear tu progreso. Puedes leer más sobre cómo funciona aquí.
Si sientes que tienes demasiada cosas que hacer para un proyecto, te sugiero empezar escribiendo absolutamente todo en tarjetas de Trello para asegurarte de que no lo vas a olvidar. Después puedes ir organizándolo poco a poco en las listas apropiadas y añadir etiquetas a cada tarjeta para mayor claridad.
Por ejemplo, yo utilizo Trello para organizar mis tareas y proyectos de la universidad, y algunas de las listas que tengo son:
Deberes
Lecturas
Preparación para reuniones
Proyectos personales
Proyectos en grupo, etc.
También utilizo una etiqueta para cada materia.
Adicionalmente, tengo una lista con el título “terminado”, y muevo mis tarjetas ahí después de completarlas.
3. Notion
Personalmente, una de las razones por las que suelo perder el tiempo es porque me distraigo con otras cosas que tengo en la mente. Un idea para una campaña, un video que quiero hacer o comprar ese libro que me recomendaron. ¿El secreto? Sacar esas cosas de tu mente y ponerlas en un lugar seguro donde sabes que podrás encontrarlas después.
En Notion, puedes crear páginas y folders para todo lo que te imagines y añadir cualquier tipo de contenido (audios, fotos, links, etc). Utilizo esta aplicación para guardar capturas de pantalla de cosas importantes, listas de lugares a los que quiero ir, reflexiones, notas de los libros que leo, etc. Estos son algunos de los folders que tengo:
4. Todoist
En Todoist anoto todo lo que tengo que hacer en un día en particular. Una llamada, enviar un email, ir al cine con una amiga, etc. La diferencia con Trello, es que escribo tareas más pequeñas que puedo completar ese día y luego olvidarme de ellas. Son tareas espontáneas que no se relacionan a un proyecto mayor.
5. Una agenda física
Creo que nada nunca podrá remplazar una agenda física para anotar a diario lo que quieres lograr. A mi me encanta comprar una agenda grande con las páginas vacías para así poder adaptarla a mis necesidades. En mi agenda anoto, a diario, una combinación de las cosas que tengo en ToDoist, Trello y mi calendario. Mientras que las otras herramientas las voy llenando con anticipación (al inicio de un proyecto, al inicio del mes, etc), en mi agenda escribo, cada mañana, lo que es relevante para ese día en particular. Esto me ayuda a mantener un enfoque y sentirme presente sin preocuparme por todas la tareas que tengo para el futuro.
Las herramientas apropiadas para ti
Recuerda que el objetivo de tener estas herramientas para organizar tu tiempo es ayudarte, y no añadir más trabajo. Por eso, te recomiendo que utilices únicamente aquellas que enserio aportan a tus tareas y te facilitan la vida. Si no tienes proyectos grandes, quizá Trello no sea la mejor opción, y si prefieres anotar todo digitalmente, no sientas que debes conseguir una agenda física.
El objetivo de organizarte de mejor manera es poder lograr todas aquellas cosas que te hacen feliz y te acercan a tu sueños, así que no olvides dedicar tiempo para éstas actividades en tu calendario.
Todas tenemos 24 horas en el día. Sin embargo, parece que en ese mismo tiempo, algunas mujeres logran trabajar, hacer deporte, disfrutar con su familia y poner su granito de arena para cambiar al mundo…. mientras que otras apenas logran vaciar su inbox. La diferencia es que las primeras, saben el secreto de cómo manejar su tiempo para que siempre esté a su favor. Las que me conocen saben que soy el tipo de persona que le gusta tener una agenda llena todos los días. Extra-curriculares, clases, workshops, cursos…. siempre me ha encantado involucrarme en todo! Y es por eso que me he esforzado por aprender a manejar mi tiempo de la mejor manera. En este blog te quería compartir 5 estrategias prácticas para que “la falta de tiempo” nunca más sea una excusa para cumplir tus objetivos.
El tiempo es posiblemente uno de los recursos más valiosos que tenemos y es limitado… pero también es un concepto flexible. Si aplicas las estrategias adecuadas, te vas a dar cuenta de que tienes tiempo para todas las cosas importantes.
No me crees?
Hay 168 horas en una semana. Imaginemos que duermes 8 horas por noche, haces ejercicio 1 hora diaria, trabajas 8 horas, comer te ocupa 3 horas y dedicas 2 hora al día a aprender algo nuevo. Aún así te sobran 14 horas a la semana para iniciar tu negocio, explorar, compartir con tus amigos, etc, etc. Te lo muestro porque en la mayoría de casos, el obstáculo no es la falta de tiempo, si no la falta de organización. Pero tranquila, que ahora te comparto unas estrategias prácticas para lidiar con eso.
1. Cambia tus creencias acerca del tiempo
El primer paso es trabajar en tu mentalidad y creencias acerca del tiempo. Específicamente, tienes que interiorizar estos 3 pensamientos.
El tiempo es un recurso limitado y cada vez que dices “sí” a algo, le estás diciendo “no” a otra cosa. Siempre vas a tener muchas cosas en las que puedes invertir (o gastar) tu tiempo, pero tienes que entender que estás dejando de lado otras opciones. Por ejemplo, si decides pasar la tarde jugando videojuegos, quizás estás dejando de lado la oportunidad de salir con amigas, de leer un libro, de mejorar alguna habilidad, etc. Así que la próxima vez que debas decidir si asistir a algún evento o comprometerte a hacer algo, piénsalo dos veces. No hay por qué decir “sí” todo el tiempo.
Más tiempo no es equivalente a un mejor resultado. Todas sabemos que si nos enfocamos, podemos hacer en 30 minutos lo que haríamos en 2 horas con distracciones. Es sobre “working smart” y no “working hard”. Quizá en el pasado se consideraba un logro decir que trabajabas 60 0 70 horas a la semana… pero nadie quiere ni tiene por qué hacer eso para tener éxito hoy en día. En mi caso, aunque trabajo tiempo completo, la mayoría de días me organizo para terminar todo en 4-6 horas. No hay razón para alargar tu jornada simplemente porque “en teoría” debes trabajar 8 horas. Entiendo que esto depende de la cultura de tu compañía y si trabajas en una oficina tradicional, quizá no puedas irte a pesar de haber terminado todo. Te recomiendo leer The Four Hour Workweek de Tim Ferris para entender cómo tener libertad sobre tu tiempo y ubicación.
No se trata de tiempo, se trata de prioridades. Este pensamiento tiene el poder de cambiar tu vida porque te da control (y responsabilidad absoluta) sobre tu realidad. Como te mostré al inicio, tenemos horas suficientes para hacer todo lo que es importante, sin embargo, eso también involucra decidir qué es importante. No puedes quejarte de no tener tiempo de ir al gym si te pasas media hora viendo la televisión y luego una hora scrolling en IG. No digo que eso esté mal, simplemente que después no puedes protestar sobre “no tener tiempo”. Si necesitas ayuda decidiendo qué es importante, puedes leer este blog para establecer tus objetivos.
2. Organiza tu semana con anticipación
¿Sabías que invertir minutos en crear un plan puede ahorrarte horas de ejecución? Te recomiendo organizar lo que vas a hacer cada semana con anticipación para que te asegures de incluír lo que en realidad importa. Existen 3 momentos claves en los que debes tomarte un tiempo para organizarte:
15-20 minutos el domingo por la tarde. Este es el momento para sacar tu calendario y tu agenda, y anotar todas las actividades, eventos y deadlines que debes atender durante la siguiente semana. Recuerda agendar todas tus cosas personales también como workouts, self-care sessions, salidas con amigas, noches de cine, etc, porque son igual de importantes que tus responsabilidades profesionales.
5-10 min cada mañana ANTES de empezar tus actividades. Esto sirve para revisar tus tareas del día y recordar tus objetivos principales (más detalles en el punto 3). Además puedes aprovechar para añadir alguna cosa imprevista o eliminar cualquier actividad que ya no sea necesaria. Es importante hacer esto antes de chequear tu teléfono o tu email porque tienes que asegurarte de que tu día sea basado en tu plan y no en el de otras personas. Obviamente existen imprevistos y emergencias, pero la mayor parte de tu día debería estar enfocada en acercarte a tus objetivos.
5-10 min al final de cada día. Anota cualquier cosa que no alcanzaste a hacer o cualquier cambio que se requiera. También puedes aprovechar para asegurarte de que hayas completado tus actividades principales del día. Si no logras tus objetivos diarios de manera regular, entonces sabes que hay algo que no está funcionando y debes cambiar.
Recuerda que estos momentos de planificación no se tratan únicamente de añadir a tu to-do list. Es igualmente importante quitar eventos o actividades que no sean necesarias o que simplemente no van a aportar a tus objetivos de esa semana. En realidad, creo que eliminar actividades es una de las cosas más satisfactorias y ayuda a combatir “la falta de tiempo”. Recuerda que de acuerdo a la ley de Pareto, el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Es decir, tus ingresos, ventas y éxitos se originan del 20% de tus tareas y actividades. La clave es enfocarte en ese 20% y eliminar todo lo que sea innecesario.
3. Escoge solamente 3 objetivos diarios
Escoger únicamente 3 tareas claves para tu éxito cada día, es fundamental para organizarte y combatir “la falta de tiempo”. Nuestra vida está llena de imprevistos y es fácil pasarse los días simplemente resolviendo “urgentes”, contestando emails, dealing with angry customers, etc. Sin embargo no hay que confundir la actividad con la productividad. El estar ocupada todo el día no significa que estés progresando si te ocupas con tareas que no van a tener un verdadero impacto.
Así que tienes que establecer 3 cosas que te acerquen un poquito a tu objetivo cada día y asegurarte de hacerlas. El resto del día puedes encargarte de todas las cosas administrativas, imprevistos y otros quehaceres, pero antes que nada cumple 3 cosas que en realidad te van a ayudar.
Si quieres ayuda identificando cómo sueles ocupar tu día y dónde debería estar tu enfoque, te recomiendo la urgent-important matrix. Básicamente es una herramienta que divide tus tareas en 4 secciones:
Urgentes e importantes (crisis)
Urgentes y poco importantes (interrupciones)
Importantes pero no urgentes (planificación)
Poco urgentes y poco importantes (trivialidades)
Lo ideal es crear sistemas y hábitos que nos permitan invertir la mayor parte de nuestro tiempo en nuestros “planes”, es decir, actividades que tendrán un impacto a largo plazo.
4.Usa time-boxing
Time-boxing es una técnica en la que estableces un tiempo máximo en el que vas a realizar una tarea; por ejemplo, 1 hora para terminar una sección de un ensayo. Esto ayuda a que te enfoques de mejor manera y seas más efectiva. Personalmente, esto me ayuda porque me permite enfocarme en el progreso más que en la perfección; y la verdad es que, en la mayor parte de situaciones, progresar es lo único que necesitas. Incluso para escribir este blog, establecí un tiempo fijo y sé que tengo que terminarlo en ese período.
Para practicar time-boxing, piensa en el tiempo aproximado que crees que tomará una tarea y luego usa un timer (de preferencia no en tu teléfono) para keep track of time. Te recomiendo que cierres todas tus tabs y elimines todas las distracciones para enfocarte únicamente en completar esa tarea. Lo bueno es que como sabes que tienes un tiempo limitado, vas a estar más motivada y seguro se te ocurren mejores ideas.
5. Elimina distracciones
Las distracciones son una de las razones principales por las que existe la ilusión de falta de tiempo. Es fácil que una actividad se alargue cuando tenemos 15 tabs abiertas y nuestras notificaciones encendidas. Por eso yo te recomiendo implementar estos 4 hábitos en tu rutina diaria:
No enciendas tu celular hasta después de haber terminado al menos una de tus 3 tareas clave (paso 3). Puede que parezca imposible, pero te prometo que no va a pasar nada si no contestas a tus mensajes por un par de horas.
Mantén tu inbox limpia. Quizá este punto es más relevante si ya trabajas, porque honestamente desde que empecé en el emprendimiento, responder mi email es uno de los biggest time wasters que tengo. Te recomiendo usar time-blocking y dedicar 15-20 minutos para responder tu email, pero no lo hagas a primera hora, porque seguro va a interferir con tus 3 objetivos principales. Y si debes hacerlo, simplemente revisa que no haya nada urgente y luego respóndelos por la tarde. Al igual que con tus mensajes y notificaciones, tienes que practicar ignorar a tu email para darte cuenta de que nada va a pasar si no respondes inmediatamente. *Obviamente esto no aplica si tu trabajo es contestar emails como en customer service o algo parecido.
Evita el multitasking (hacer múltiples tareas al mismo tiempo). Les prometo que en mi mente, multitasking is the new smoking! Es un mito, así que no lo intentes porque simplemente vas tardar más y crear trabajo de menor calidad. Este hábito me costó mucho porque siempre me acuerdo de cosas que tengo que hacer y trato de hacerlas ese momento. Lo que recomiendo es que te pongas un máximo de 3 tabs abiertas (si tienes más es probable que haya otras cosas en tu mente). Además usa time-blocking y agenda qué vas a hacer cada día y a qué hora. Así sabes que vas a alcanzar a hacer todas tus actividades y no hay necesidad de intentar hacerlas al mismo tiempo.
Establece reglas sobre cómo vas a invertir tu tiempo. Créeme, no soy fan de las reglas, pero a veces pueden ser útiles. Por ejemplo, si sueles gastar mucho tiempo en social media, usa una app para limitar tu tiempo en IG. O si eres fan de binge watching, pon un límite de episodios que puedes ver por semana. No es suficiente pensarlas, tienes que escribirlas. De esa manera, se te hará más fácil saber que estás invirtiendo tu tiempo en las actividades que en realidad importan.
Overall, recuerda que mientras mejor organices tu tiempo, más libertad vas a tener. Planificar bien no solo significa que vas a poder cumplir con tus tareas profesionales, si no que también va a garantizar que tengas tiempo para cosas que te hagan feliz (como hacer deporte, aprender un instrumento, ver tu serie favorita, salir de fiesta, etc). Así que créeme que vale la pena. Espero que estas 5 estrategias te ayuden a eliminar “la falta de tiempo” de tu lista de excusa y te motiven a organizarte de mejor manera.
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