¿Falta de tiempo? 5 estrategias prácticas para organizarte

Todas tenemos 24 horas en el día. Sin embargo, parece que en ese mismo tiempo, algunas mujeres logran trabajar, hacer deporte, disfrutar con su familia y poner su granito de arena para cambiar al mundo…. mientras que otras apenas logran vaciar su inbox. La diferencia es que las primeras, saben el secreto de cómo manejar su tiempo para que siempre esté a su favor. Las que me conocen saben que soy el tipo de persona que le gusta tener una agenda llena todos los días. Extra-curriculares, clases, workshops, cursos…. siempre me ha encantado involucrarme en todo! Y es por eso que me he esforzado por aprender a manejar mi tiempo de la mejor manera.  En este blog te quería compartir 5 estrategias prácticas para que “la falta de tiempo” nunca más sea una excusa para cumplir tus objetivos.

El tiempo es posiblemente uno de los recursos más valiosos que tenemos y es limitado… pero también es un concepto flexible. Si aplicas las estrategias adecuadas, te vas a dar cuenta de que tienes tiempo para todas las cosas importantes. 

No me crees? 

Hay 168 horas en una semana. Imaginemos que duermes 8 horas por noche, haces ejercicio 1 hora diaria, trabajas 8 horas, comer te ocupa 3 horas y dedicas 2 hora al día a aprender algo nuevo.  Aún así te sobran 14 horas a la semana para iniciar tu negocio, explorar, compartir con tus amigos, etc, etc. Te lo muestro porque en la mayoría de casos, el obstáculo no es la falta de tiempo, si no la falta de organización. Pero tranquila, que ahora te comparto unas estrategias prácticas para lidiar con eso. 

1. Cambia tus creencias acerca del tiempo

El primer paso es trabajar en tu mentalidad y creencias acerca del tiempo. Específicamente, tienes que interiorizar estos 3 pensamientos. 

• El tiempo es un recurso limitado y cada vez que dices “sí” a algo, le estás diciendo “no” a otra cosa. Siempre vas a tener muchas cosas en las que puedes invertir (o gastar) tu tiempo, pero tienes que entender que estás dejando de lado otras opciones. Por ejemplo, si decides pasar la tarde jugando videojuegos, quizás estás dejando de lado la oportunidad de salir con amigas, de leer un libro, de mejorar alguna habilidad, etc. Así que la próxima vez que debas decidir si asistir a algún evento o comprometerte a hacer algo, piénsalo dos veces. No hay por qué decir “sí” todo el tiempo. 
  

• Más tiempo no es equivalente a un mejor resultado. Todas sabemos que si nos enfocamos, podemos hacer en 30 minutos lo que haríamos en 2 horas con distracciones. Es sobre “working smart” y no “working hard”. Quizá en el pasado se consideraba un logro decir que trabajabas 60 0 70 horas a la semana… pero nadie quiere ni tiene por qué hacer eso para tener éxito hoy en día. En mi caso, aunque trabajo tiempo completo, la mayoría de días me organizo para terminar todo en 4-6 horas. No hay razón para alargar tu jornada simplemente porque “en teoría” debes trabajar 8 horas. Entiendo que esto depende de la cultura de tu compañía y si trabajas en una oficina tradicional, quizá no puedas irte a pesar de haber terminado todo. Te recomiendo leer The Four Hour Workweek de Tim Ferris para entender cómo tener libertad sobre tu tiempo y ubicación.
  

• No se trata de tiempo, se trata de prioridades. Este pensamiento tiene el poder de cambiar tu vida porque te da control (y responsabilidad absoluta) sobre tu realidad. Como te mostré al inicio, tenemos horas suficientes para hacer todo lo que es importante, sin embargo, eso también involucra decidir qué es importante. No puedes quejarte de no tener tiempo de ir al gym si te pasas media hora viendo la televisión y luego una hora scrolling en IG. No digo que eso esté mal, simplemente que después no puedes protestar sobre “no tener tiempo”. Si necesitas ayuda decidiendo qué es importante, puedes leer este blog para establecer tus objetivos.

2. Organiza tu semana con anticipación

¿Sabías que invertir minutos en crear un plan puede ahorrarte horas de ejecución? Te recomiendo organizar lo que vas a hacer cada semana con anticipación para que te asegures de incluír lo que en realidad importa. Existen 3 momentos claves en los que debes tomarte un tiempo para organizarte:

• 15-20 minutos el domingo por la tarde. Este es el momento para sacar tu calendario y tu agenda, y anotar todas las actividades, eventos y deadlines que debes atender durante la siguiente semana. Recuerda agendar todas tus cosas personales también como workouts, self-care sessions, salidas con amigas, noches de cine, etc, porque son igual de importantes que tus responsabilidades profesionales. 
  
  
• 5-10 min cada mañana ANTES de empezar tus actividades. Esto sirve para revisar tus tareas del día y recordar tus objetivos principales (más detalles en el punto 3). Además puedes aprovechar para añadir alguna cosa imprevista o eliminar cualquier actividad que ya no sea necesaria. Es importante hacer esto antes de chequear tu teléfono o tu email porque tienes que asegurarte de que tu día sea basado en tu plan y no en el de otras personas. Obviamente existen imprevistos y emergencias, pero la mayor parte de tu día debería estar enfocada en acercarte a tus objetivos. 
  
  
• 5-10 min al final de cada día. Anota cualquier cosa que no alcanzaste a hacer o cualquier cambio que se requiera. También puedes aprovechar para asegurarte de que hayas completado tus actividades principales del día. Si no logras tus objetivos diarios de manera regular, entonces sabes que hay algo que no está funcionando y debes cambiar. 

Recuerda que estos momentos de planificación no se tratan únicamente de añadir a tu to-do list. Es igualmente importante quitar eventos o actividades que no sean necesarias o que simplemente no van a aportar a tus objetivos de esa semana. En realidad, creo que eliminar actividades es una de las cosas más satisfactorias y ayuda a combatir “la falta de tiempo”. Recuerda que de acuerdo a la ley de Pareto, el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Es decir, tus ingresos, ventas y éxitos se originan del 20% de tus tareas y actividades. La clave es enfocarte en ese 20% y eliminar todo lo que sea innecesario.

3. Escoge solamente 3 objetivos diarios

Escoger únicamente 3 tareas claves para tu éxito cada día, es fundamental para organizarte y combatir “la falta de tiempo”. Nuestra vida está llena de imprevistos y es fácil pasarse los días simplemente resolviendo “urgentes”, contestando emails, dealing with angry customers, etc. Sin embargo no hay que confundir la actividad con la productividad. El estar ocupada todo el día no significa que estés progresando si te ocupas con tareas que no van a tener un verdadero impacto.

Así que tienes que establecer 3 cosas que te acerquen un poquito a tu objetivo cada día y asegurarte de hacerlas. El resto del día puedes encargarte de todas las cosas administrativas, imprevistos y otros quehaceres, pero antes que nada cumple 3 cosas que en realidad te van a ayudar. 

Si quieres ayuda identificando cómo sueles ocupar tu día y dónde debería estar tu enfoque, te recomiendo la urgent-important matrix.  Básicamente es una herramienta que divide tus tareas en 4 secciones:

• Urgentes e importantes (crisis)
• Urgentes y poco importantes (interrupciones) 
• Importantes pero no urgentes (planificación)
• Poco urgentes y poco importantes (trivialidades)

Lo ideal es crear sistemas y hábitos que nos permitan invertir la mayor parte de nuestro tiempo en nuestros “planes”, es decir, actividades que tendrán un impacto a largo plazo.

4.Usa time-boxing

Time-boxing es una técnica en la que estableces un tiempo máximo en el que vas a realizar una tarea; por ejemplo, 1 hora para terminar una sección de un ensayo.  Esto ayuda a que te enfoques de mejor manera y seas más efectiva. Personalmente, esto me ayuda porque me permite enfocarme en el progreso más que en la perfección; y la verdad es que, en la mayor parte de situaciones, progresar es lo único que necesitas. Incluso para escribir este blog, establecí un tiempo fijo y sé que tengo que terminarlo en ese período. 

Para practicar time-boxing, piensa en el tiempo aproximado que crees que tomará una tarea y luego usa un timer (de preferencia no en tu teléfono) para keep track of time. Te recomiendo que cierres todas tus tabs y elimines todas las distracciones para enfocarte únicamente en completar esa tarea. Lo bueno es que como sabes que tienes un tiempo limitado, vas a estar más motivada y seguro se te ocurren mejores ideas.

5. Elimina distracciones

Las distracciones son una de las razones principales por las que existe la ilusión de falta de tiempo. Es fácil que una actividad se alargue cuando tenemos 15 tabs abiertas y  nuestras notificaciones encendidas. Por eso yo te recomiendo implementar estos 4 hábitos en tu rutina diaria:

• No enciendas tu celular hasta después de haber terminado al menos una de tus 3 tareas clave (paso 3). Puede que parezca imposible, pero te prometo que no va a pasar nada si no contestas a tus mensajes por un par de horas.

• Mantén tu inbox limpia. Quizá este punto es más relevante si ya trabajas, porque honestamente desde que empecé en el emprendimiento, responder mi email es uno de los biggest time wasters que tengo. Te recomiendo usar time-blocking y dedicar 15-20 minutos para responder tu email, pero no lo hagas a primera hora, porque seguro va a interferir con tus 3 objetivos principales. Y si debes hacerlo, simplemente revisa que no haya nada urgente y luego respóndelos por la tarde. Al igual que con tus mensajes y notificaciones, tienes que practicar ignorar a tu email para darte cuenta de que nada va a pasar si no respondes inmediatamente. *Obviamente esto no aplica si tu trabajo es contestar emails como en customer service o algo parecido.

• Evita el multitasking (hacer múltiples tareas al mismo tiempo). Les prometo que en mi mente, multitasking is the new smoking! Es un mito, así que no lo intentes porque simplemente vas tardar más y crear trabajo de menor calidad. Este hábito me costó mucho porque siempre me acuerdo de cosas que tengo que hacer y trato de hacerlas ese momento. Lo que recomiendo es que te pongas un máximo de 3 tabs abiertas (si tienes más es probable que haya otras cosas en tu mente). Además usa time-blocking y agenda qué vas a hacer cada día y a qué hora. Así sabes que vas a alcanzar a hacer todas tus actividades y no hay necesidad de intentar hacerlas al mismo tiempo. 

• Establece reglas sobre cómo vas a invertir tu tiempo. Créeme, no soy fan de las reglas, pero a veces pueden ser útiles. Por ejemplo, si sueles gastar mucho tiempo en social media, usa una app para limitar tu tiempo en IG. O si eres fan de binge watching, pon un límite de episodios que puedes ver por semana. No es suficiente pensarlas, tienes que escribirlas. De esa manera, se te hará más fácil saber que estás invirtiendo tu tiempo en las actividades que en realidad importan.

Overall, recuerda que mientras mejor organices tu tiempo, más libertad vas a tener. Planificar bien no solo significa que vas a poder cumplir con tus tareas profesionales, si no que también va a garantizar que tengas tiempo para cosas que te hagan feliz (como hacer deporte, aprender un instrumento, ver tu serie favorita, salir de fiesta, etc). Así que créeme que vale la pena. Espero que estas 5 estrategias te ayuden a eliminar “la falta de tiempo” de tu lista de excusa y te motiven a organizarte de mejor manera.

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