Organiza tu día: paso a paso

Este es un blog que me habían estado pidiendo por meses. Si eres de las que les cuesta organizarse y cumplir todas tus tareas en el día, entonces estas herramientas y técnicas de planificación te van a ayudar mucho. 

Siempre he sido el tipo de persona a la que le encanta involucrarse en todo: teatro, deportes, student council, etc. Tantos hobbies me han obligado a desarrollar estrategias de organización avanzadas y a lo largo de los años, he descubierto muchas herramientas para facilitar mi vida.

Te voy a compartir todo lo que sé para que puedas organizar tu día y sepas qué herramientas utilizar para lograr todo lo que te propones. 

Primero te voy a explicar sobre las herramientas que utilizo y luego te diré cómo utilizarlas. 

Parte 1: Herramientas

Existen personas que pueden memorizar todo lo que deben hacer cada día. Yo no soy ese tipo de persona, y tampoco te recomiendo que lo seas. Es posible ser mucho más creativa y eficiente cuando tu cerebro no está ocupado con la lista de cosas que debes hacer. 

Yo utilizo 3 herramientas principales para mi organización diaria.

1. Google Calendar

En Google Calendar planifico todo de una manera macro, es decir “big picture”. 

Guardo todos mis eventos, reuniones y actividades que tienen un tiempo específico. (Evita anotar tu lista de tareas o recordatorios).

Puedes crear diferentes calendarios (con diferentes colores) y así visualizar todo más claramente. También puedes usarlo para analizar cuánto tiempo le asignas a diferentes áreas de tu vida.

Yo tengo estos calendarios:

• Free Falling in the City: Tiempo para crear contenido, workshops, etc 
• Trabajo: Reuniones, entrevistas, conferencias
• Estudio: Horario de clases, horas de estudio, etc.
• Self-care: Tiempo para hacer cosas para mi; como leer, spa days, journal, tocar mi guitarra, etc.
• Breaks/comida
• Dormir y descanso
• Crecimiento personal y aprendizaje: Workshops, seminars, cursos en línea
• Calendario social: Salidas con amigos o familia
• Workouts: Tiempo para salir a correr, ir al Gym, clases de HIIT, etc.

Aunque puede parecer un poco excesivo tener calendarios para cosas como self-care y salidas con amigos, son necesarios para asegurarte de dedicarle tiempo a esas áreas de tu vida (especialmente cuando estás muy ocupada). Para aprender a optimizar tu tiempo, puedes leer este blog.

Recuerda:  El manejo del tiempo no debe aplicar únicamente a tu trabajo, en realidad sirve para que te asegures de dedicarle tiempo a tus prioridades en general.

Cuando elijas los calendarios que quieres crear, sirve pensar en cuáles son las áreas de tu vida más importantes para ti. Hay que dedicarle tiempo a lo que nos importa. 

Cuando creas un evento, tienes la opción de hacerlo un one-off (es decir, que solo va a suceder una vez) o puedes hacer que se repita cada semana, de lunes a viernes, etc. Esta función es muy útil para crear rutinas.

Además, puedes programar un recordatorio automático antes del evento. Yo suelo ponerlo 30 o 10 minutos antes, dependiendo si debo movilizarme a otro lugar o no. 

Tu turno: 

1. Crea calendarios para las diferentes áreas de tu vida. 
2. Agenda tus obligaciones en el calendario ( horas de estudio, tiempo para hacer tus tareas, reuniones de trabajo, horas de trabajo, etc) . También agenda tus 8 horas de descanso cada noche, tu hora de almuerzo y cualquier otro evento que tenga un horario definido. 

Recuerda escoger la opción de repetir “cada día” o de “Lunes a Viernes” (o el intervalo apropiado) para ganar tiempo agendando cada semana. Por ejemplo, tus 8 horas de dormir se repiten todos los días. 

2. Todoist

Todoist sirve para crear una lista de tareas. Puedes escribir todo lo que debes hacer en un día en particular o puedes crear proyectos y escribir tu lista de tareas para ese proyecto.

Ahora te voy a explicar cómo puedes usar las dos:

Proyecto

Los proyectos sirven para organizar las diferentes tareas que debes hacer. Recuerda que no necesitan estar relacionados con tu trabajo, en realidad, cualquier cosa en tu vida puede ser un proyecto. Aquí te doy algunas ideas:

• Un viaje que estás planificando
• Preparativos para un evento
• Tareas relacionadas a tu negocio/emprendimiento
• Cosas que hacer en el avión
• Libros que quieres leer
• etc..

Por ejemplo, yo tengo un proyecto de “Trabajo”, dentro de éste, creé otro proyecto llamado “ Estrategia de marketing”, y ahí escribo todas las tareas relacionadas.

Puedes programar cada una de esas tareas a un día específico si prefieres. 

Uso diario

También puedes usar las pestañas que dicen “Hoy” o “Próximo” para escribir las tareas que no pertenecen a ningún proyecto, pero que tienes que hacer en un día en particular. Por ejemplo, ir al banco o hacer una llamada específica, etc. 

(Si programaste tus tareas de un proyecto para un día en particular, van a aparecer en la lista del día asignado.)

¿Cuándo usar Todoist (o cualquier lista de tareas)?

Úsala para anotar todas las tareas que se hacen una sola vez. Es decir, una vez que están hechas, no tienes que preocuparte de ellas. Por ejemplo, responder a un mail en específico, hacer una llamada al doctor para agendar una cita, comprar algo en particular, etc. 

Tu turno: 

Crea diferentes proyectos y añade las tareas que tienes pendientes.

A veces es complicado organizarnos cuando tenemos mucho en la mente, así que si prefieres, escribe todo en la “bandeja de entrada” y luego lo organizas mejor. 

3. Agenda física

La última herramienta que utilizo es una agenda física. Te recomiendo una que tenga al menos una página entera para cada día, porque de esa manera podrás escribir todo tranquilamente. 

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Parte 2: Organización diaria

1. Hoy

Asegúrate de haber completado las secciones de “Tu turno”  en la parte 1 de este blog. 

2. Cada domingo

Los domingos por la tarde suelen ser el mejor momento para mirar tu agenda y planificar todo lo que vas a hacer la próxima semana. 

Empieza añadiendo los eventos de esa semana incluyendo reuniones, workouts, salidas con amigas, etc. 

Revisa tu lista de tareas en Todoist y agenda tiempo para trabajar en cada proyecto. Es preferible crear tiempo para proyectos/eventos y no para tareas en particular. Por ejemplo, si necesitas hacer varias llamadas y responder a tus emails, crea un evento de “administración” y no intentes asignarle un tiempo a cada micro-tarea.

Recuerda revisar tu bandeja de entrada por si hay alguna tarea que añadiste a lo largo de la semana y que aún no has asignado a un proyecto o un día en particular. 

3. Cada día

Cada mañana, revisa tu calendario y lista de tareas, y combina los eventos y tareas a realizar ese día, en una página de tu agenda física.

Es importante escribirlo en la agenda porque así tu mente interioriza lo que vas a lograr ese día. El simple acto de escribirlo en una agenda física hace que sea “real” y mucho más probable que termines todas tus tareas. 

Por ejemplo:

9am: Reunión

10am: Administración
Enviar email a X
Llamar a Y

11am: Planificar conferencia
Reserva en restaurante
etc….

Dale tick cada vez que completes una tarea/evento. 

Overall…

Si sigues estos pasos, vas a poder lograr mucho más de lo que imaginaste. Recuerda que no se trata de llenar tu calendario y estar ocupada todo el tiempo, se trata de alcanzar a hacer lo necesario para lograr tus objetivos. Si necesitas ayuda para definir tus metas, puedes descargar mi guía gratis para para crear un plan de acción aquí.